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Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) für Beratungs- und Entwicklungsdienstleistungen | Version: 01/2026

1. Geltungsbereich und Vorrang2. Definitionen3. Leistungsgegenstand, Erbringung und Mitwirkung4. Abnahmeprozess und Änderungsmanagement (Change Requests)5. Personaleinsatz, Organisation und AÜG6. Informationssicherheit, Audits und Compliance7. Vergütung, Reisekosten und Abrechnung8. Zahlungsverzug, Aufrechnung, Zurückbehalt9. Rechte an Arbeitsergebnissen, Background‑IP und Open Source/Drittsoftware10. Vertraulichkeit und Öffentlichkeitsarbeit / Referenzen11. Datenschutz12. Gewährleistung, Schutzrechte und Freistellung13. Haftung14. Kundenschutz und Nichtabwerbung15. Unterbeauftragung und Abtretung16. Versicherungsschutz17. Höhere Gewalt18. Laufzeit, Kündigung und Übergabe19. Schlussbestimmungen

1. Geltungsbereich und Vorrang

  1. Diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB) gelten für alle Beratungs- und Entwicklungsdienstleistungen, die für die Ascentra Solutions GmbH von Unternehmen auf Grundlage von Einzelaufträgen, Rahmenverträgen sowie allen darauf bezogenen Bestellungen (insbesondere Purchase Orders, Statements of Work – „SoW“) erbracht werden.

  3. Entgegenstehende oder abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers finden keine Anwendung, auch wenn diesen nicht ausdrücklich widersprochen wird.

  5. Abweichende individuelle Vereinbarungen, insbesondere Regelungen in Rahmenverträgen, Einzelaufträgen, SoW oder schriftlichen Bestellungen, gehen diesen Bedingungen vor, sofern sie in Textform bestätigt wurden.

  7. Vorrangfolge im Kollisionsfall: (1) Rahmenvertrag, Einzelauftrag, schriftliche Bestellung oder SoW; (2) diese AEB. 

2. Definitionen

  1.  „Arbeitsergebnisse“ sind alle im Rahmen der Leistungserbringung geschaffenen Ergebnisse, u. a. Konzepte, Spezifikationen, Dokumentationen, Modelle, Code, Konfigurationen, Skripte, Reports, Testfälle, Zwischenergebnisse und Datensammlungen (einschließlich deren Updates/Modifikationen).

  3. „Background-IP“ sind vorbestehende Materialien, Rechte und Kenntnisse des Auftragnehmers oder Dritter, die nicht speziell für Ascentra entwickelt wurden.

  5. „Statement of Work“ (SoW) bezeichnet eine schriftliche Leistungsbeschreibung mit Inhalt, Umfang, Zeitplan, Rollen, Abnahmekriterien, Vergütung.

  7. „Purchase Order“ (PO) bezeichnet eine schriftliche Bestellung von Ascentra unter Bezugnahme auf SoW/Angebote.

  9. „Leistungsnachweis/Timesheet“ sind durch den Auftragnehmer geführte, projektbezogene Aufstellungen über Zeiten, Leistungen und Reisekosten.

  11.  „Abnahme“ ist die Erklärung von Ascentra, dass werkvertragliche Arbeitsergebnisse den vereinbarten Abnahmekriterien entsprechen; eine Abnahmefiktion ist in Ziff. 4 geregelt.

  13. „Sicherheitsvorfall“ ist jede Beeinträchtigung der Informationssicherheit (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit).

  15.  „Datenschutzvorfall“ ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten i. S. d. DSGVO.

  17.  „Endkunde“ ist ein Kunde von Ascentra Solutions, für den der Auftragnehmer Leistungen mittelbar erbringt.


3. Leistungsgegenstand, Erbringung und Mitwirkung

  1. Der Auftragnehmer erbringt Beratungs- und/oder Entwicklungsleistungen als selbstständige Leistungen. Ein Erfolg im Sinne eines Werkvertrags ist nur geschuldet, soweit dies ausdrücklich in Textform vereinbart ist (z. B. im SoW).

  3. Der Auftragnehmer wählt Arbeitsmittel, Arbeitszeit und Arbeitsort eigenverantwortlich, es sei denn, zwingende Vorgaben sind für die Leistungserbringung erforderlich oder aus Sicherheitsgründen geboten.

  5. Der Auftragnehmer zeigt Ascentra Solutions unverzüglich notwendige Mitwirkungspflichten, Risiken, Verzögerungen und Mehraufwände an und unterbreitet pragmatische Lösungsvorschläge.

  7. Dokumentationspflichten (z. B. Architektur-/Prozessdokumentation) sowie Übergabefähigkeit werden gemäß SoW sichergestellt.

4. Abnahmeprozess und Änderungsmanagement (Change Requests)

  1.  Für werkvertragliche Deliverables gelten Abnahmekriterien gemäß SoW. Ascentra Solutions prüft innerhalb von 10 Werktagen nach Lieferung. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine begründete Ablehnung, gilt die Abnahme als erteilt (Abnahmefiktion).

  3. Bei berechtigten Mängeln erfolgen bis zu zwei Nachbesserungsschleifen innerhalb angemessener Fristen. Teilabnahmen sind möglich, sofern sachgerecht.

  5. Für Dienstvertragsleistungen (Beratung ohne werkvertraglichen Erfolg) erfolgt keine Abnahme im Rechtssinne; maßgeblich ist die ordnungsgemäße Leistungserbringung und die Genehmigung der Timesheets.

  7. Änderungen des Leistungsumfangs werden ausschließlich über einen schriftlichen Change Request umgesetzt. Der Change Request enthält Beschreibung, Aufwandsschätzung, Auswirkungen auf Zeitplan, Budget und Deliverables und wird erst mit schriftlicher Freigabe wirksam.

5. Personaleinsatz, Organisation und AÜG

  1. Der Auftragnehmer setzt qualifiziertes Personal ein. Ein Austausch bedarf der vorherigen Zustimmung von Ascentra Solutions, die nicht unbillig verweigert wird.

  3. Eine Eingliederung in die betriebliche Organisation von Ascentra Solutions erfolgt nicht. Weisungen beschränken sich auf das „Was“, nicht das „Wie“.

  5. Eine Arbeitnehmerüberlassung ist ausgeschlossen. Sollte eine Erlaubnispflicht entstehen, erfolgt der Einsatz ausschließlich nach vorheriger schriftlicher Zustimmung von Ascentra Solutions und unter Vorlage einer gültigen Überlassungserlaubnis; der Auftragnehmer dokumentiert Einsatzbedingungen. Der Auftragnehmer garantiert, dass keine unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung erfolgt.

6. Informationssicherheit, Audits und Compliance

  1. Der Auftragnehmer beachtet alle geltenden Sicherheits-, Zugangs- und Compliance-Vorgaben von Ascentra Solutions sowie projektbezogene Weisungen.

  3. Er betreibt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik (ISO‑27001‑konform ohne Zertifizierungspflicht).

  5. Sicherheits- und Datenschutzvorfälle meldet der Auftragnehmer unverzüglich, spätestens binnen 24 Stunden, mit Mindestangaben zu Art des Vorfalls, Zeitpunkt, betroffenem Umfang (Systeme/Daten/Personen), Ursachen, ergriffenen Sofortmaßnahmen und geplanten Abhilfemaßnahmen.

  7. Audits durch oder im Auftrag von Ascentra Solutions sind nach Ankündigung von 10 Werktagen zu ermöglichen; höchstens einmal pro Jahr, ausgenommen anlassbezogene Prüfungen oder behördliche Anforderungen. Ergebnisse sind vertraulich; festgestellte Mängel sind zeitnah abzustellen.

7. Vergütung, Reisekosten und Abrechnung

  1.  Sofern nicht ausdrücklich Tagessätze oder Pauschalen vereinbart sind, erfolgt die Abrechnung nach Time & Material (T&M). Ein Tagessatz entspricht 8 Stunden. Abrechnung bei Tagessätzen in halben Tagen; bei Stundenmodellen im 15‑Minuten‑Takt.

  3. Reisezeit wird mit 50% des vereinbarten Satzes abgerechnet.

  5. Reisekosten werden gegen Nachweis erstattet. Grundsätze: Economy/2. Klasse, angemessene Hotelübernachtung (Mittelklasse), notwendige Nebenkosten; Auslandsreisen bedürfen vorheriger Zustimmung. Gesetzliche Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand finden Anwendung, sofern einschlägig.

  7. Sonstige projektbezogene Auslagen (z. B. behördliche Gebühren) werden gegen Nachweis vergütet, sofern vorab vereinbart.

  9. Timesheets und Auslagenlisten sind monatlich nachträglich einzureichen. Sie gelten als genehmigt, wenn Ascentra Solutions nicht binnen 7 Kalendertagen in Textform widerspricht.

  11. Rechnungen sind monatlich nachträglich zu stellen und müssen PO/SoW, Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Stundennachweise und Auslagen enthalten. Zahlungsziel: 14 Tage netto ab Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung. Gesetzliche UStG‑Pflichten sind einzuhalten.

8. Zahlungsverzug, Aufrechnung, Zurückbehalt

  1. Im Fall des Zahlungsverzugs gelten die gesetzlichen Verzugszinsen; erforderliche, angemessene Mahn- und Beitreibungskosten sind erstattungsfähig.

  3. Der Auftragnehmer kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen.

  5. Eine Aussetzung von Leistungen ist ausgeschlossen, solange Ascentra zahlt oder eine angemessene Nachfrist läuft.

9. Rechte an Arbeitsergebnissen, Background‑IP und Open Source/Drittsoftware

  1. Alle Rechte an Arbeitsergebnissen gehen mit Entstehung exklusiv, weltweit, zeitlich unbegrenzt, übertragbar und unterlizenzierbar auf Ascentra Solutions über. Der Auftragnehmer garantiert, dass Arbeitsergebnisse frei von Rechten Dritter sind. Soweit rechtlich zulässig, verzichtet der Auftragnehmer auf urheberpersönlichkeitsrechtliche Ansprüche oder wird deren Ausübung nicht entgegenhalten.

  3. Background‑IP bleibt beim Auftragnehmer. Der Auftragnehmer räumt Ascentra Solutions hieran eine unwiderrufliche, weltweite, zeitlich unbegrenzte, übertragbare, unterlizenzierbare und gebührenfreie Lizenz ein, soweit dies zur Nutzung der Arbeitsergebnisse und zur Weiterlizenzierung an Endkunden sowie verbundene Unternehmen/Implementierungspartner erforderlich ist.

  5. Der Einsatz von Open‑Source‑Software (OSS) oder Drittsoftware bedarf vor Verwendung einer Offenlegung einer Komponentenliste mit Bezeichnung, Version, Lizenztyp und etwaigen Pflichten (inkl. Lizenzhinweisen). Komponenten mit Copyleft‑Effekt, die Offenlegung/Weitergabe von proprietärem Code auslösen können (z. B. GPLv3), dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von Ascentra Solutions eingebracht werden. Der Auftragnehmer liefert alle notwendigen Lizenzhinweise und ‑texte.

10. Vertraulichkeit und 
Öffentlichkeitsarbeit / Referenzen

  1. Beide Parteien wahren Vertraulichkeit über alle im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung bekannt gewordenen vertraulichen Informationen und Endkundeninformationen. Die Pflicht gilt für fünf Jahre nach Vertragsende; für Geschäftsgeheimnisse gilt sie zeitlich unbegrenzt.

  3. Auf Verlangen sind überlassene Unterlagen zurückzugeben oder datenschutzgerecht zu löschen; die Löschung ist auf Wunsch in Textform zu bestätigen.

  5. Nennungen als Referenz, Logo‑Nutzung, Presse‑ oder Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit den Leistungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Ascentra Solutions.

11. Datenschutz

  1. Der Auftragnehmer beachtet die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere die DSGVO.

  3. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag von Ascentra Solutions erfolgt ausschließlich auf Grundlage eines gesonderten Vertrags (z. B. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO).

  5. Der Auftragnehmer hält geeignete technische und organisatorische Maßnahmen aufrecht und meldet Datenschutzvorfälle unverzüglich, spätestens binnen 24 Stunden, mit den in Ziff. 6.3 genannten Mindestangaben. Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur unter geeigneten Garantien (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln).

12. Gewährleistung, Schutzrechte und Freistellung

  1. Der Auftragnehmer gewährleistet die Erbringung der Leistungen nach anerkannter fachlicher Praxis und entsprechend den vertraglichen Vorgaben.

  3. Verletzt ein Arbeitsergebnis Rechte Dritter, stellt der Auftragnehmer Ascentra Solutions und deren Endkunden von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, einschließlich angemessener außergerichtlicher und gerichtlicher Rechtsverteidigungskosten. Er wird nach Wahl von Ascentra Solutions die Arbeitsergebnisse so modifizieren oder ersetzen, dass keine Rechte Dritter mehr verletzt werden, ohne die vereinbarte Funktionalität unzumutbar zu beeinträchtigen.

13. Haftung

  1. Unbeschränkte Haftung besteht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Übernahme einer Garantie, Arglist sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

  3. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesen Fällen ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt und beträgt maximal 150% der unter der jeweiligen SoW/Bestellung gezahlten Gesamtvergütung.

  5. Die Haftungsbegrenzungen gelten nicht für Ansprüche aus Verletzung von Geheimhaltungspflichten, Datenschutzpflichten, Rechten des geistigen Eigentums sowie aus Freistellungen gemäß Ziff. 12.2.

  7. Bei Datenverlust ist der Ersatz auf den Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer, dem Risiko angemessener Datensicherung durch beide Parteien entstanden wäre.

14. Kundenschutz und Nichtabwerbung

  1. Dem Auftragnehmer ist es untersagt, während der Laufzeit und 12 Monate nach Beendigung des Vertragsverhältnisses ohne ausdrückliche Zustimmung von Ascentra direkt oder indirekt vergleichbare Leistungen unmittelbar für denjenigen Endkunden zu erbringen, für den der Auftragnehmer Leistungen im Rahmen des konkreten Projekts über Ascentra Solutions erbracht hat.

  3. Das Abwerben von Projektpersonal der jeweils anderen Partei ist während der Laufzeit und 12 Monate danach unzulässig. Nicht als Abwerben gelten allgemeine, nicht zielgerichtete Recruiting‑Maßnahmen (z. B. öffentliche Stellenausschreibungen).

  5. Bei Verstoß gegen Ziff. 14.1 oder 14.2 fällt eine Vertragsstrafe von € 25.000 je Verstoß an; weitergehende Schadenersatzansprüche bleiben unberührt. Die gerichtliche Mäßigung bleibt vorbehalten.

15. Unterbeauftragung und Abtretung

  1. Die Einschaltung von Subunternehmern durch den Auftragnehmer sowie die Abtretung von Rechten und Pflichten bedürfen der vorherigen Zustimmung von Ascentra Solutions.

  3. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass Subunternehmer mindestens gleichwertig an diese AEB, insbesondere Vertraulichkeit, Datenschutz, Informationssicherheit, IP‑Regelungen, Auditpflichten und Reiseregeln, gebunden sind (Flow‑Down).

  5. Der Auftragnehmer haftet für Handlungen/Unterlassungen seiner Subunternehmer wie für eigenes Handeln.

  7. Eine Übertragung durch Ascentra Solutions an verbundene Unternehmen ist zulässig.


16. Versicherungsschutz

  1. Der Auftragnehmer unterhält einen angemessenen Betriebshaftpflicht‑, IT‑Berufshaftpflicht‑/Vermögensschadenshaftpflicht‑ sowie Cyber‑Versicherungsschutz, 
    der die vertraglichen Risiken abdeckt.

  3. Auf Verlangen weist der Auftragnehmer den Versicherungsschutz in Textform nach.


17. Höhere Gewalt

  1. Ereignisse höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Epidemien, Krieg, Terror, staatliche Maßnahmen, großflächige Ausfälle kritischer Infrastrukturen) befreien die betroffene Partei für die Dauer der Störung und im Umfang ihrer Auswirkungen von den Leistungspflichten.

  3. Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich über Eintritt, voraussichtliche Dauer und Auswirkungen und wirkt auf einen Wiederanlaufplan hin.

  5. Dauert die Störung länger als 30 Kalendertage an, können beide Parteien die betroffenen SoW/Bestellungen ganz oder teilweise ohne Entschädigung mit Wirkung für die Zukunft kündigen.

18. Laufzeit, Kündigung und Übergabe

  1. Die Laufzeit ergibt sich aus der jeweiligen PO/SoW oder dem zugrunde liegenden Vertrag.

  3. Eine ordentliche Kündigung ist mit einer Frist von 14 Tagen möglich; das Recht zur außerordentlichen fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

  5. Endet der zugrunde liegende Kundenauftrag von Ascentra Solutions oder ruhen dessen Leistungen, ist Ascentra Solutions berechtigt, die Bestellung/SoW mit sofortiger Wirkung ganz oder teilweise zu beenden.

  7. Nach Beendigung werden Leistungen bis zum Beendigungszeitpunkt vertragsgemäß abgerechnet; genehmigte Drittaufwendungen werden erstattet, soweit vorab genehmigt und nicht stornierbar.

  9. Der Auftragnehmer übergibt unverzüglich sämtliche Arbeitsergebnisse, Zugangsdaten, Repositories, Konfigurationen, Lizenzen und Dokumentationen und unterstützt die Übergabe für bis zu 10 Personentage gegen die vereinbarten Sätze.

19. Schlussbestimmungen

  1. Es gilt ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des UN‑Kaufrechts (CISG).

  3. Gerichtsstand sind die für den Sitz der Ascentra Solutions GmbH zuständigen Gerichte.

  5. Änderungen oder Ergänzungen dieser Bedingungen bedürfen der Textform.

  7. Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.